Пока таблица только хранит данные, она мало отличается от листа бумаги. Ценность появляется в момент, когда лист начинает считать сам: вы меняете одну цену, и выручка, средний чек и итог за месяц пересчитываются мгновенно. Это и есть главная экономия времени — не «посчитать один раз», а «настроить расчёт один раз и больше к нему не возвращаться».

В этом уроке вы освоите набор функций, который закрывает большинство повседневных задач: сумма, среднее, минимум, максимум и подсчёт значений. Научитесь строить формулы со ссылками на ячейки, копировать их на весь столбец одним движением и читать сообщения об ошибках.

Что уже умеем

К этому моменту вы умеете аккуратно наполнять таблицу: вводите значения, следите за типами данных, задаёте форматы для чисел и валюты, пользуетесь автозаполнением и оформляете лист так, чтобы его было легко читать. И вы уже знакомы с одной формулой — =SUM(B2:B5).

Теперь на этом фундаменте построим расчёты. Разберём, из чего состоит формула, добавим к SUM ещё четыре функции, научимся протягивать формулу вниз по столбцу и поймём, что означают сообщения вроде #DIV/0!.

Что вы узнаете в рамках статьи

В этом уроке вы:

• поймёте, как устроена формула и почему лучше ссылаться на ячейки;
• освоите функции SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT и COUNTA;
• научитесь копировать формулу протягиванием на весь столбец;
• сможете объединять функции в одном выражении;
• разберётесь в сообщениях об ошибках.

Ключевые термины

• Формула — выражение в ячейке, которое начинается со знака = и выполняет вычисление.
• Функция — готовый расчёт со своим именем, например SUM; принимает аргументы в круглых скобках.
• Аргумент — то, что функция получает на вход: диапазон, адрес ячейки или число.
• Ссылка на ячейку — упоминание адреса в формуле; при изменении значения результат пересчитывается сам.
• Протягивание формулы — копирование формулы маркером заполнения; ссылки сдвигаются вместе с ней.
• Ошибка формулы — сообщение вроде #DIV/0!, которое таблица показывает вместо результата.

Как устроена формула и зачем ссылаться на ячейки

Любая формула начинается со знака равенства — он сообщает Таблицам, что дальше идёт вычисление, а не текст. Дальше может быть арифметика: =2+2 даст 4, а =(10+20)/2 даст 15. Работают привычные знаки: +, -, * для умножения, / для деления. Порядок действий обычный, и скобки его меняют.

Но записывать числа прямо в формулу почти всегда плохая идея — гораздо полезнее ссылаться на ячейки. Если в B2 лежит цена 180, а в C2 — количество 12, то =B2*C2 вернёт 2160. Разница проявится, когда цена изменится: достаточно поправить B2, и результат обновится сам. Формулу с вписанными руками числами пришлось бы искать и переписывать, а в таблице из сотни строк это гарантированный источник ошибок.

Возьмём данные урока — заявки, обработанные командой за неделю:

Введите эту таблицу у себя: дальше все формулы будут ссылаться на эти ячейки.

Пять функций, которые закрывают большинство задач

Функция — это готовый расчёт с именем. Пишется так: имя, круглые скобки, внутри аргументы. Разберём пять функций, размещая результаты в строках 8 и ниже.

SUM складывает числа в диапазоне. Формула для общего числа заявок:

=SUM(B2:B7)

Результат — 127. AVERAGE считает среднее арифметическое: сумму делит на количество значений.

=AVERAGE(B2:B7)

Получится 21,17 — в среднем каждый сотрудник обработал около 21 заявки. MAX и MIN находят наибольшее и наименьшее значение: =MAX(B2:B7) даст 31 (результат Веры), а =MIN(B2:B7) даст 12 (результат Глеба). COUNT считает, в скольких ячейках есть числа: =COUNT(B2:B7) вернёт 6.

У COUNT есть близкий родственник — COUNTA. Разница в том, что COUNT учитывает только числа, а COUNTA — любые непустые значения, включая текст. Поэтому =COUNT(A2:A7) вернёт 0 (в столбце с именами чисел нет), а =COUNTA(A2:A7) вернёт 6. Удобный способ проверить, сколько строк заполнено.

[Скриншот: таблица заявок с блоком итогов ниже, в активной ячейке видна формула AVERAGE в формульной строке]

Расчёт для всего столбца: пишем формулу один раз

Чаще всего расчёт нужен в каждой строке. Добавим столбец D с названием «Заявок в час». Введите в D2:

=B2/C2

В ячейке появится 0,6: Анна обработала 24 заявки за 40 часов. Теперь не набирайте формулу для остальных строк вручную. Выделите D2, наведите курсор на маркер заполнения в правом нижнем углу и потяните вниз до D7. Формула скопируется, а ссылки сдвинутся вместе с ней: в D3 окажется =B3/C3, в D4 — =B4/C4, и так далее.

В столбце D появятся значения: 0,60, 0,50, 0,78, 0,60, 0,71 и 0,47. Лучше всех по этому показателю работала Вера, слабее всех — Егор, хотя по абсолютному числу заявок последним был Глеб.

Такое поведение ссылок — основной принцип работы формул. Копируя формулу на строку ниже, Таблицы понимают её как «раздели значение слева на значение справа в этой же строке» и подстраивают адреса под новое место. Поэтому один раз написанная формула разворачивается на сотни строк за секунду. Позже, в модуле про ссылки и диапазоны, разберём обратный случай: как закрепить ячейку, чтобы при копировании она не сдвигалась.

Функции внутри функций и внутри выражений

Функции можно смешивать с арифметикой и вкладывать друг в друга. Это позволяет получить показатель, для которого нет отдельной готовой функции.

Например, вас интересует разброс результатов — насколько далеко лучший сотрудник ушёл от худшего. Отдельной функции нет, но есть MAX и MIN:

=MAX(B2:B7)-MIN(B2:B7)

Результат — 19: разница между 31 и 12. Второй пример полезнее — доля заявок Анны в общем объёме:

=B2/SUM(B2:B7)

Результат — примерно 0,19, а если применить к ячейке формат процентов из прошлого урока, вы увидите 18,90%. Здесь пригодилось умение работать с форматами: одна и та же цифра читается совершенно по-разному. Принцип в обоих случаях один: результат функции становится частью большего выражения.

Ошибки в формулах и как их читать

Если Таблицы не могут выполнить расчёт, вместо результата появляется короткое сообщение. Это не поломка, а подсказка, где искать причину.

Проверим самую частую. Очистите ячейку C5 (часы Глеба) — в D5 тут же появится #DIV/0!, потому что делить на пустоту нельзя. Верните значение 20, и результат восстановится. Полезная привычка: при ошибке щёлкните по ячейке, посмотрите формулу в формульной строке, а затем задержите курсор над красным треугольником в углу ячейки — Таблицы покажут пояснение.

Частые ошибки

• Числа вписаны прямо в формулу. Запись =24/40 работает, но при изменении данных даст неверный результат. Ссылайтесь на ячейки: =B2/C2.
• Диапазон захватывает строку с итогом. Если в B8 стоит =SUM(B2:B7), а вы посчитаете =AVERAGE(B2:B8), итог попадёт в расчёт и исказит среднее.
• Лишний пробел в имени функции или адресе. Запись =SUM (B2:B7) приведёт к ошибке. Пишите без пробелов.
• Ожидание, что COUNT посчитает текст. Для имён и статусов нужна COUNTA, иначе получите ноль.

Частые вопросы

• Можно ли складывать несколько диапазонов сразу?
  Да, аргументы перечисляются через точку с запятой: =SUM(B2:B7;C2:C7). Диапазоны и отдельные ячейки можно смешивать.
• Что делать, если функция считает не то, что нужно?
  Щёлкните по ячейке с формулой — Таблицы подсветят задействованные ячейки цветной рамкой. Чаще всего границы диапазона захватили лишнюю или потеряли нужную строку.
• Как посчитать сумму только значений, подходящих под условие?
  Для этого есть функции с условием, например SUMIF. Разберём их в модуле про условные функции.

Итоги

Поздравляем: вы прошли важный рубеж. Таблица перестала быть просто хранилищем и начала работать на вас. Теперь вы понимаете устройство формулы, знаете, почему ссылки на ячейки надёжнее вписанных чисел, и владеете пятью функциями, которых хватает для большинства рабочих расчётов. Вы умеете развернуть формулу на весь столбец одним движением, комбинировать функции в одном выражении и спокойно разбираться с сообщениями об ошибках.

В следующем уроке мы займёмся тем, за что Google Таблицы больше всего и ценят, — совместной работой. Вы научитесь давать доступ к таблице и выбирать его уровень, обсуждать данные в комментариях прямо в ячейках и защищать важные диапазоны, чтобы коллеги случайно не стёрли ваши формулы. Этот урок завершает первый модуль.