Столбец из двенадцати чисел и линия, нарисованная по этим же числам, несут одну информацию, но воспринимаются по-разному. По цифрам значения приходится сравнивать в уме, по графику рост или спад виден мгновенно. Поэтому отчёт, который уходит руководителю или клиенту, почти всегда содержит хотя бы одну диаграмму: она отвечает на вопрос «что происходит» до того, как человек начнёт читать текст.

В Google Таблицах диаграмма строится за несколько щелчков и остаётся связанной с данными: поправили число в ячейке, и картинка перерисовалась сама. После урока вы сможете выбрать подходящий тип диаграммы, построить её из диапазона, подписать оси, добавить линию тренда и отправить изображение в презентацию.

Что уже умеем

В прошлом уроке вы навели порядок в данных: научились сортировать таблицу по одному и нескольким столбцам, отбирать строки фильтром по значениям и по условию, сохранять личные режимы фильтрации. Теперь у вас есть упорядоченный набор строк — именно то, из чего получается хорошая диаграмма.

Сейчас сделаем следующий шаг: превратим числа в изображение. Заодно увидите связку с прошлым уроком — фильтры и диаграммы работают вместе, и отбор строк тут же меняет картинку.

Что вы узнаете в рамках статьи

В этом уроке вы:

• разберётесь, какой тип диаграммы подходит под какую задачу;
• построите диаграмму из диапазона данных через меню «Вставка»;
• настроите заголовок, подписи осей, легенду и подписи значений;
• добавите линию тренда и построите комбинированную диаграмму;
• узнаете, как диаграмма обновляется сама и как выгрузить её картинкой.

Ключевые термины

• Диаграмма — визуальное представление данных из выбранного диапазона.
• Ряд данных (серия) — один набор значений на диаграмме, обычно один столбец таблицы.
• Ось X и ось Y — горизонтальная ось с категориями и вертикальная со значениями.
• Легенда — подпись, объясняющая, какой цвет какому ряду соответствует.
• Редактор диаграмм — панель справа с вкладками «Данные» и «Дополнительные», где настраивается всё.
• Линия тренда — вспомогательная линия, показывающая общее направление изменений.

Учебные данные

Занесите на лист небольшую таблицу с продажами и планом по месяцам:

Диапазон A1:C7 включает строку заголовков — она нужна, чтобы Таблицы сами подписали ряды словами «Продажи» и «План», а не безликими «Ряд 1» и «Ряд 2».

Выбираем тип диаграммы под задачу

Самая частая ошибка новичка не в настройках, а в выборе типа: круговая диаграмма для динамики за год выглядит бессмысленно, как бы аккуратно её ни оформили. Опирайтесь на вопрос, на который должна отвечать картинка.

Различие между линейной и столбчатой тонкое, но важное: линия подчёркивает непрерывность и тенденцию, столбцы — сравнение отдельных значений. Для месяцев подряд обычно берут линию, для отделов или товаров — столбцы. Круговую диаграмму используйте только когда сумма частей составляет осмысленное целое и категорий не больше пяти-шести: на десяти секторах разница перестаёт читаться.

Строим первую диаграмму

Выделите диапазон A1:B7 — месяцы и продажи, план пока не берём. Откройте меню «Вставка» и выберите «Диаграмма». На листе появится диаграмма, а справа откроется редактор диаграмм.

Google обычно угадывает тип верно, но проверьте: на вкладке «Данные» в поле «Тип диаграммы» должна стоять «Линейная диаграмма». Убедитесь также, что стоит галочка «Использовать строку 1 как заголовки» — тогда легенда покажет слово «Продажи».

Что получится: по горизонтальной оси расположатся названия месяцев из столбца A, по вертикальной — значения от нуля примерно до 1500, а линия пойдёт вверх с небольшим провалом в апреле. Этот провал и есть польза графика: в таблице цифры 1100 и 1040 стоят рядом и разница незаметна, а на линии сразу видно, что рост прервался.

[Скриншот: лист с построенной линейной диаграммой и открытым редактором диаграмм справа]

Если картинка выглядит странно — например, месяцы оказались на оси значений, — на вкладке «Данные» есть переключатель «Переставить строки и столбцы». Он меняет местами то, что считается категориями, и то, что считается рядами.

Настраиваем подписи, легенду и линию тренда

Диаграмма без подписей заставляет читателя догадываться, что на ней изображено. Перейдите на вкладку «Дополнительные» в редакторе — здесь настраиваются четыре важные вещи.

В разделе «Названия диаграмм и осей» задайте заголовок «Продажи за первое полугодие», затем в том же списке выберите «Название горизонтальной оси» и введите «Месяц», а для вертикальной — «Тысячи рублей». В разделе «Легенда» выберите положение «Снизу»: для одного ряда легенду можно вообще убрать, она не несёт информации. В разделе «Серия» включите «Подписи данных», чтобы числа появились прямо на точках графика и не приходилось прикидывать значение по шкале. Там же есть пункт «Линия тренда»: включите его, и появится прямая, показывающая общее направление. По нашим данным она пойдёт вверх, подтверждая рост несмотря на апрельский провал.

Про цвета правило простое: чем меньше оттенков, тем понятнее. Один ряд достаточно оставить одним цветом, а выделять цветом стоит только то, на что вы хотите обратить внимание, например худший месяц.

Комбинированная диаграмма и обновление данных

Теперь добавим на картинку план. Щёлкните по диаграмме, откройте редактор, на вкладке «Данные» расширьте диапазон до A1:C7 и смените тип на «Комбинированная диаграмма». По умолчанию Таблицы нарисуют оба ряда столбцами, поэтому в разделе «Серия» выберите ряд «План» и в поле «Тип» поставьте «Линия».

Результат читается наглядно: столбцы — фактические продажи, линия — план. Там, где столбец выше линии, план перевыполнен — это все месяцы с февраля по июнь; единственный провал под линией приходится на январь. Такой график заменяет отдельный столбец с процентами выполнения.

И главное свойство любой диаграммы: она живая. Измените значение в B4 с 1100 на 700, и столбец опустится ниже линии плана. Добавьте строку с июлем внутрь диапазона, и точка появится сама. Так же диаграмма реагирует на фильтр из прошлого урока: скрытые строки исчезают и с картинки, что позволяет одним щелчком переключать вид отчёта.

Готовую диаграмму можно вынести за пределы таблицы. Щёлкните по трём точкам в её правом верхнем углу и выберите «Скачать», затем формат — PNG для презентации или PDF для документа. Пункт «Копировать диаграмму» позволяет вставить её в Google Документы или Презентации со связью: изменив данные, вы обновите картинку в документе кнопкой «Обновить».

Частые ошибки

• Взять диапазон без строки заголовков. Легенда покажет «Ряд 1» и «Ряд 2», и читатель не поймёт, что где. Включайте шапку в диапазон.
• Оставить диаграмму без названия и подписей осей. Непонятно, это рубли или штуки, месяцы или недели. Название и две подписи осей занимают минуту.
• Выбрать круговую диаграмму для динамики. Доли от целого не показывают рост, месяцы в секторах выглядят бессмысленно. Для времени берите линейную.
• Вывести на один график слишком много рядов. Пять-шесть линий сливаются в клубок. Оставьте два-три главных или разбейте данные на несколько диаграмм.

Частые вопросы

• Почему диаграмма пустая или показывает не то, что нужно?
  Чаще всего в диапазон попали лишние пустые строки или числа хранятся как текст. Проверьте диапазон на вкладке «Данные» и выравнивание значений: текст прижат к левому краю.
• Как построить диаграмму по отфильтрованным данным?
  Просто примените фильтр: диаграмма учитывает только видимые строки и перестроится сама.
• Можно ли перенести диаграмму на отдельный лист?
  Да, в меню трёх точек есть пункт «Переместить на отдельный лист». Удобно для отчётов, где графики собраны на одной странице.

Итоги

Поздравляем, вы прошли важный рубеж: теперь вы не только считаете и отбираете данные, но и умеете их показывать. Вы разобрались, какой тип диаграммы отвечает на какой вопрос, построили линейный график, подписали заголовок и оси, включили подписи значений и линию тренда, собрали комбинированную диаграмму с фактом и планом и научились выгружать результат картинкой. И увидели, что диаграмма связана с данными: правка в ячейке или фильтр меняют её сами.

В следующем уроке возьмёмся за инструмент, который многие считают самым мощным в таблицах, — сводные таблицы. Они сворачивают сотни строк в компактный отчёт с итогами по любому признаку, причём без единой формулы. А поверх готовой сводки диаграмма строится ровно так же, как вы делали сегодня.