Представьте таблицу с продажами за квартал: несколько сотен строк, у каждой свой менеджер, отдел, сумма и дата. Данные есть, а ответа на простой вопрос «кто продал больше всех в ноябре» нет — глазами такую таблицу не прочитать. Тут и нужны сортировка и фильтры: два инструмента, которые не меняют ваши данные, но меняют то, что вы видите.

Сортировка переставляет строки в нужном порядке, чтобы лучшие и худшие значения оказались рядом. Фильтр скрывает лишнее и оставляет только подходящие под условие строки. После урока вы сможете за секунды построить рейтинг, вытащить данные одного отдела, отобрать заказы за месяц и вернуть таблицу в исходный вид.

Что уже умеем

За два модуля вы научились вводить и форматировать данные, считать функциями SUM, AVERAGE, COUNT, ставить условия через IF, SUMIF и COUNTIF, чистить текст и подтягивать значения из другой таблицы с помощью VLOOKUP. То есть вы умеете получать из данных числа.

Теперь начинается модуль про другую сторону работы — как привести данные в удобный для анализа вид. Начнём с самого востребованного: порядок строк и отбор нужного. Дальше будут диаграммы, сводные таблицы и отчёты, но всё это строится на упорядоченных данных.

Что вы узнаете в рамках статьи

В этом уроке вы:

• разберётесь, чем сортировка отличается от фильтрации;
• научитесь сортировать данные по одному столбцу и по нескольким сразу;
• освоите автофильтр: отбор по значениям и по условию для текста, чисел и дат;
• узнаете, как фильтровать «для себя», не мешая коллегам;
• познакомитесь с функциями SORT и FILTER.

Ключевые термины

• Сортировка — упорядочивание строк по значению столбца: по алфавиту, числам или датам.
• Фильтр — временное скрытие строк, не подходящих под заданное условие.
• Условие фильтра — правило отбора вида «больше чем», «текст содержит», «дата после».
• Режим фильтрации — сохранённый набор настроек фильтра, который видите только вы.
• Строка заголовков — первая строка с названиями столбцов; по ней фильтр понимает, где начинаются данные.

Учебные данные

Создайте новый лист и занесите небольшую таблицу продаж:

Весь диапазон — A1:D7, строка 1 является строкой заголовков, данные лежат в A2:D7. Убедитесь, что даты в столбце D распознались как даты, а не как текст: числа прижимаются к правому краю ячейки, текст — к левому.

Включаем фильтр и сортируем по одному столбцу

Кнопки сортировки в Google Таблицах спрятаны внутри фильтра, поэтому первый шаг всегда одинаковый: выделите диапазон A1:D7, откройте меню «Данные» и выберите «Создать фильтр». В правой части каждой ячейки шапки появятся небольшие значки — это и есть управление сортировкой и отбором.

Теперь щёлкните по значку в ячейке C1 (столбец «Продажи») и выберите «Сортировать от Я до А». Сверху окажется Мария с 2100, затем Анна с 1780, Анна с 1450, Игорь с 1150, Игорь с 890 и Пётр с 620. Главное здесь: переехали целые строки, а не только числа. Менеджер, отдел и дата остались привязанными к своей сумме — потому что мы выделили весь диапазон. Для текста в том же меню будут пункты «Сортировать от А до Я» и обратный, для дат — от старых к новым и наоборот.

[Скриншот: строка заголовков с включёнными значками фильтра и раскрытое меню одного столбца с пунктами сортировки]

Сортировка по нескольким столбцам

Часто нужен не рейтинг, а группировка: разложить строки по отделам, а внутри отдела выстроить продажи от большей к меньшей. Одного столбца тут мало, нужны два уровня сортировки.

Выделите A1:D7, откройте «Данные», затем «Сортировать диапазон» и «Расширенные настройки сортировки диапазона». Обязательно поставьте галочку «Данные со строкой заголовка» — иначе заголовки уедут в середину таблицы. Первым уровнем выберите «Отдел» по возрастанию, нажмите «Добавить ещё один столбец для сортировки» и вторым уровнем поставьте «Продажи» по убыванию.

Результат:

Порядок уровней важен и читается сверху вниз: первый уровень собирает строки в группы, второй упорядочивает внутри группы. Поменяете местами — получите общий рейтинг продаж, слегка перетасованный по отделам.

Фильтр по значениям и по условию

Сортировка оставляет все строки на месте, просто в другом порядке. Фильтр же убирает лишнее с экрана. Щёлкните по значку фильтра в B1 — увидите список значений столбца «Отдел»: «Онлайн» и «Розница», оба с галочками. Нажмите «Очистить», поставьте галочку только напротив «Розница» и подтвердите кнопкой «ОК». Останутся три строки: Анна с 1450, Мария с 2100 и Игорь с 1150. Номера строк слева станут прерывистыми — подсказка, что часть строк скрыта, а не удалена.

Второй режим того же меню — «Фильтровать по условию», он нужен, когда перечислять значения галочками неудобно. Три типичных случая:

Условия комбинируются: примените фильтр по отделу «Онлайн» и условие «Продажи больше 1000» — останется одна строка, Анна с 1780. Значок в заголовке отфильтрованного столбца меняет вид, так что видно, где стоит ограничение. Чтобы убрать всё сразу, откройте «Данные» и выберите «Удалить фильтр».

Режимы фильтрации и функции SORT и FILTER

Обычный фильтр видят все, кто открыл документ: если коллега смотрит ту же таблицу, ваши манипуляции скроют строки и у него. Решение — режим фильтрации: «Данные», затем «Режимы фильтрации» и «Создать новый режим фильтрации». Лист обведёт тёмная рамка, а настройки будут действовать только в вашем окне. Дайте режиму имя, например «Продажи выше 1000», и включайте его одним щелчком.

Иногда удобнее не скрывать строки, а получить отобранную копию рядом. Здесь помогут две функции. Введите в ячейку F2:

=SORT(A2:D7; 3; FALSE)

Это отсортированная копия данных: третий столбец диапазона — «Продажи», FALSE означает порядок по убыванию. А такая формула вернёт только крупные продажи:

=FILTER(A2:D7; C2:C7>1000)

Обе функции живые: измените число в C5, и результат пересчитается сам. Исходная таблица остаётся неприкосновенной — удобно, когда на этих данных дальше строится отчёт.

Частые ошибки

• Выделить перед сортировкой один столбец вместо всей таблицы. Переставятся только его значения, и строки «разъедутся»: сумма Марии окажется напротив имени Петра. Всегда выделяйте полный диапазон.
• Забыть галочку «Данные со строкой заголовка». Заголовки уедут в середину списка как обычные данные. Проверяйте её в окне расширенной сортировки.
• Решить, что данные пропали, когда активен фильтр. Прерывистая нумерация строк означает, что строки скрыты. Уберите фильтр через «Данные», затем «Удалить фильтр».
• Объединять ячейки в шапке таблицы. Фильтр не сможет определить столбцы и откажется работать. Держите шапку из одной строки без объединений.

Частые вопросы

• Можно ли вернуть исходный порядок строк после сортировки?
  Отменить последнее действие поможет Ctrl+Z, но если сортировок было много, надёжнее заранее добавить служебный столбец с номерами 1, 2, 3 и так далее. По нему вы восстановите первоначальный вид.
• Почему фильтр по дате предлагает странные варианты?
  Скорее всего, даты хранятся как текст: проверьте выравнивание, текст прижат к левому краю. Задайте столбцу формат даты через «Формат», затем «Число», и условия для дат станут доступны.
• Чем режим фильтрации отличается от обычного фильтра?
  Обычный фильтр общий для всех и живёт один, а режимов фильтрации можно сохранить сколько угодно, и они не влияют на то, что видят коллеги.

Итоги

Отличная работа — вы открыли модуль про анализ данных и освоили два инструмента, которыми пользуются каждый день. Теперь вы умеете включать фильтр, сортировать таблицу по одному столбцу и по нескольким уровням, отбирать строки галочками и условиями, сохранять личные режимы фильтрации и получать отобранные копии данных функциями SORT и FILTER. А главное, вы знаете, что эти действия безопасны: исходные данные остаются на месте, меняется только то, что вы видите.

Упорядоченная таблица — идеальная основа для следующего шага. В уроке «Диаграммы и графики» мы возьмём те же цифры и превратим их в наглядную картинку, по которой тенденции и сравнения читаются с первого взгляда.